Cómo reducir gastos y riesgos en envíos postales

Desde Quantumdata hemos realizado un estudio comparativo entre el Catastro del año 2015 y el de agosto de 2019, con el fin de identificar el impacto que los cambios de domicilio pueden tener en la devolución de correo postal:

Se ha detectado que no solamente se produciría un número elevado de devoluciones postales, sino también un riesgo importante de posibles sanciones por parte de Organismos Públicos con competencia sancionadora, ante la falta de notificación de un hecho (AEPD, Hacienda Pública, notificaciones de impuestos y tasas locales, etc.). Exponemos a continuación algunos ejemplos.

Hay tres tipos de cambios de dirección procedentes del Catastro:

CAMBIOS DE NÚMERO DE VIA

187.577 viviendas han sufrido un cambio de número de portal, sin que varíe el nombre ni el código postal.

Por ejemplo, si se envía una carta a un titular de la Calle Pintor Balaca 8 de Murcia vendría devuelta, porque ahora ese número es el 12. 

Otros ejemplos serían el Paseo Río Guadarrama 6 (ahora número 4), Avenida Honorio Lozano 9 (ahora número 11) o Carretera de Galapagar 28 (ahora número 30) en Collado Villalba - Madrid.

Un simple cambio de numeración, puede hacer que una factura o reclamación económica se vea incrementada por intereses de demora, por no haberla atendido en plazo, además de la existencia de un elevado riesgo de sanción económica por parte de Organismos públicos, que obligan a que determinadas comunicaciones sean realizadas por correo postal y con un mínimo de certeza en su realización. Y ello porque en una misma calle se han “movido" los números, pero físicamente siguen existiendo los anteriores. Por ejemplo, en la Calle Erilla del municipio de Quijorna (Madrid):

• El número 21 es ahora el 25
• El número 25 es ahora el 29
• El número 23 es ahora el 27
• El número 19 es ahora el 23

Si se envían notificaciones por correo postal ordinario a los antiguos titulares de los números 23 o 25 de esta calle no vendrían devueltas, pero serían recibidas por unos destinatarios completamente diferentes. Para enviar comunicaciones de forma correcta a los antiguos titulares residentes en los números 23 o 25, habría que enviárselas ahora a los números 27 y 29 respectivamente.

CAMBIOS DE CÓDIGO POSTAL

425.113 viviendas han sufrido un cambio de código postal sin que varíe el nombre de la calle ni el número de portal.

Por ejemplo, varias viviendas de la Calle Solanas y la Calle Escober en el municipio de Ferreruela en Zamora han pasado del código postal 49550 al 49540. También hay casos que han sufrido el cambio al contrario, es decir, viviendas que han pasado de estar en el código postal 49540 y que ahora corresponden al 49550.
Para ejemplificar el RIESGO DE SANCIÓN derivado de los cambios de código postal, en la calle Solanas número 4 de Ferreruela (Zamora) se produce la siguiente situación:

• Hay una vivienda de 232m2 que tiene actualmente el código postal 49550.
• También hay una vivienda de 310m2 que tiene actualmente el código postal 49540 (pero antes tenía el 49550).

Si se enviase una notificación por correo postal ordinario al titular de la segunda vivienda pero con el código postal antiguo (49550), la carta no sería devuelta y la recibiría otro titular, que es quien actualmente vive en esa dirección, con el correspondiente RIESGO ECONOMICO. Para enviar correctamente esta notificación debería actualizarse el código postal al “49540” en lugar de usar el antiguo.

Sin ir más lejos, esta misma situación se repite en el número 6 de esa misma calle.

CAMBIOS DE NOMBRE DE VÍA

Hay un total de 3.169.779 viviendas afectadas por cambios en el nombre de vía desde el año 2015, que podemos dividir en dos grupos en función del grado de similitud entre el nombre anterior y el nuevo:

• Cambios menores (2.524.028 viviendas): Son cambios menores en el nombre de vía, muy frecuentemente en signos de puntuación y acentos. Consideramos que el impacto en devoluciones derivados de estos cambios menores es inferior al 1%. 
• Cambios significativos (645.751 viviendas): Estos cambios son considerados como suficientemente significativos como para que se produzcan devoluciones postales importantes. 

CONCLUSIÓN:

• A) Existe un número elevado de cambios catastrales que pueden producir devoluciones postales, con un total potencial combinado de 1.258.441 viviendas. Un efecto colateral en estas devoluciones podría ser una clasificación incorrecta en los motivos de devolución, que en muchos casos pasaría de “Dirección Incorrecta” a “Rehusado” por coincidir la dirección “antigua” con la dirección de entrega, pero no siendo aceptada por no coincidir el nombre del destinatario. Ciertos motivos de devolución tienen consecuencias legales a efectos de notificación, con su consiguiente ELEVADO riesgo ECONOMICO.
• B) Si no se produce la devolución postal también se incurriría en un riesgo potencial de sanciones en las notificaciones, al entregarlas a una dirección "aparentemente correcta” generando la siguiente casuística: habría notificaciones que se darían por entregadas cuando el destinatario real puede justificar que no ha recibido ninguna comunicación.
• C) Si una entidad enviase sus notificaciones postales a la dirección contractual pactada Y TAMBIÉN a la dirección corregida:
  
  • C.1) Añadiría una evidencia de “buena fe” ante cualquier posible reclamación por notificación incorrecta.
  • C.2) Disminuirían las devoluciones, y por consiguiente el riesgo de sanción.

Si están interesados en mitigar estos riesgos y mejorar la contactabilidad, Qhouse, la base de datos de Quantumdata se lo proporciona.